POLITICA GENERALĂ DE CONFIDENȚIALITATE

în cadrul INTERNATIONAL ROMEXPRESS SERVICE Ltd. S.R.L.

cu privire la Regulamentul UE 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE

Societatea INTERNATIONAL ROMEXPRESS SERVICE Ltd. S.R.L. (denumită în continuare „Compania” sau „Societatea”)se aliniază Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului – privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (denumit în continuare în prezentul plan “Regulamentul” sau „GDPR” ) care va deveni aplicabil din data de 25 mai 2018.

Prezenta Politică se aplică:

• Sediilor și punctelor de lucru aparținând INTERNATIONAL ROMEXPRESS SERVICE Ltd. S.R.L.
• Tuturor departamentelor și întregului personal aparținând INTERNATIONAL ROMEXPRESS SERVICE Ltd. S.R.L.
• Tuturor contractanților, furnizorilor, clientilor, potential angajati și altor persoane care lucrează în numele INTERNATIONAL ROMEXPRESS SERVICE Ltd. S.R.L.

TERMENI REGULAMENT:

• Operator – entitatea – în cazul de față – INTERNATIONAL ROMEXPRESS SERVICE Ltd. S.R.L., sau orice altă persoană juridică, autoritate publică, agenție sau organizație non-guvernamentală, care prelucrează sau stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal;

• Date cu caracter personal - orice informații privind o persoană fizică indentificată sau identificabilă; o persoană identificabilă este acea persoană care poate fi identificată – direct sau indirect, prin referire la un element de identificare: nume/prenume, adresă, cod numeric personal, e-mail, telefon, venituri, date biometrice, imaginea, adresa de IP sau prin referire la datele medicale, genetice, datele privind originea etică sau rasială, convingeri politice, religioase, filosofice, culturale sau apartenența sindicală;

• Persoana vizată – orice persoană fizică ale cărei date cu caracter personal pot fi sau sunt prelucrate de operator;

INFORMAȚII GENERALE:

INTERNATIONAL ROMEXPRESS SERVICE Ltd. S.R.L., cu sediul în Ploiesti, Str. Mihai Bravu, nr. 206, bl.25B, sc.A, ap.3, Prahova înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului de pe lângă Tribunalul Prahova sub nr. J29/109/1994, având cod fiscal RO5122017, e-mail: office@irs.ro, este responsabilă de prelucrarea datelor tale cu caracter personal pe care le colectăm direct de la persoanele fizice vizate sau din alte surse legale.

Compania noastră – INTERNATIONAL ROMEXPRESS SERVICE Ltd. S.R.L. calitatea de operator potrivit prevederilor noului Regulament. Pentru ca datele persoanelor fizice vizate să fie prelucrate în siguranță, am depus toate eforturile să implementăm măsuri rezonabile pentru a proteja informațiile personale ale acestora.

Când persoana fizică vizată intră într-o relație de orice natură cu noi, ne încredințează informațiile sale.

Scopul acestei Politici generale de confidențialitate este să explice persoanelor fizice vizate ce date prelucrăm, de ce le prelucrăm și ce facem cu ele – în calitatea noastră de operator. Luăm în serios confidențialitatea și nu vindem niciodată liste sau adrese de e-mail. Fiind pe deplin conștienți de faptul că informațiile personale aparțin fiecarei persoane fizice, facem tot posibilul să le stocăm în siguranță și să le prelucrăm cu atenție. Nu oferim informații unor părți terțe fără a informa in prealabil persoanele vizate. Aceste informații sunt importante. Sperăm caele sa fie citite cu atenție.

Acestă Politică generală de confidențialitate nu acoperă aplicațiile și site-urile altor terți la care persoanele pot ajunge prin accesarea link-urilor de pe site-ul nostru. Acest lucru excede controlului nostru. Încurajăm pe toti să examineze Politica de confidențialitate de pe orice site și/sau aplicație înainte de a furniza date personale.

Acestă Politică generală de confidențialitate acoperă și procesul de recrutare și selecție a candidaților la posturile ofertate de companie (de ex. – compania obține date cu caracter personal ca urmare a solicitării completării unui formular dintr-o aplicație sau prin transmiterea unui CV – prin e-mail). Compania aduce la cunoștința solicitanților datele personale care le vor fi colectate, scopul în care sunt colectate și cum vor fi utilizate, in strânsa legatură cu existenta Politicii de confidentialitate specifice recrutării formulata de companie.

Potrivit legislației, persoana fizică beneficiară a serviciilor noastre sau persoana aflată într-o relație de orice fel cu noi, este o „persoană vizată”, adică o persoană fizică identificată sau identificabilă. Pentru a fi complet transparenți în privința prelucrării de date și pentru a permite ca aceasta să își exercițe cu ușurință, în orice moment, drepturile, am implementat măsuri pentru a facilita comunicarea dintre noi, operatorul de date și persoana vizată.

ANGAJAMENTUL INTERNATIONAL ROMEXPRESS SERVICE Ltd. S.R.L. :

Protecția informațiilor personale ale persoanelor vizate este foarte importantă pentru noi. De aceea, ne-am luat angajamentul să respectăm noul Regulament (EU) 2016/679, legislația națională aplicabilă în materie, dar și următoarele principii:

• Legalitate, echitate și transparență:

Prelucrăm datele cu caracter personal legal și corect. Suntem întotdeauna transparenți în privința informațiilor pe care utilizăm, iar persoana vizata este informată corespunzător.

• Controlul aparține persoanei fizice vizate:

În limitele legii, oferim acesteia posibilitatea de a examina, modifica, șterge datele personale pe care le-a împărtășit cu noi și de a-și exercita celelalte drepturi.

• Integritatea datelor și limitarea scopului:

Utilizăm datele numai în scopurile descrise la momentul colectării sau în noi scopuri compatibile cu cele inițiale. În toate cazurile, scopurile noastre sunt compatibile cu legislația. Luăm măsuri rezonabile pentru a ne asigura că datele personale sunt corecte, complete și actualizate.

• Securitate:

Am implementat măsuri rezonabile de securitate și criptare, astfel încât să protejăm cât mai bine informațiile. Cu toate acestea, este de reținut faptul că niciun site web, nicio aplicație și nicio conexiune la internet nu este complet sigură.

• ÎNTREBĂRI:

Dacă există întrebări sau nelămuriri cu privire la prelucrarea datelor persoanelor vizate sau acestea doresc să îsi exercite drepturile legale în legătură cu datele pe care le deținem sau dacă existatemeri cu privire la modul în care tratăm orice problemă de confidențialitate, orice persoana vizată interesată ne poate scrie la adresa de e-mail: office@irs.ro

Putem schimba această Politică Generală de confidențialitate în orice moment. Toate actualizările și modificările prezentei Politici sunt valabile imediat după notificarea lor, pe care o vom realiza prin afișare pe site și/sau notificare pe e-mail.

INFORMAȚIILE PERSOANELOR VIZATE:

Atunci când persoanele vizate interacționează în orice fel cu noi este posibil să ne furnizeze sau să obținem din alte surse informații precum:

• Nume/Prenume
• Adresa
• Vârstă
• E-mail
• Telefon
• Sexul
• Profilul de socializare
• Interesele și preferințele
• CNP-ul
• Informații despre produsele și serviciile achiziționate
• Informații bancare
• Fotografia
• Competențe
• Studii
• CNP
• Cetatenia

DE CE COLECTEAZĂ INTERNATIONAL ROMEXPRESS SERVICE Ltd. S.R.L. ACESTE DATE:

Colectăm informațiile persoanelor vizate în scopuri determinate și legitime care includ, dar nu se limitează la acestea, următoarele:

• Pentru a putea comunica cu candidatii la pozitiile ofertate de companie;
• Pentru a lua decizia potrivită în vederea angajării acestora;
• În vederea încheierii și executării unui contract de muncă potrivit specializării/calificării candidatilor;
• În vederea încheierii sau executării/modificarii unui contract dintre persoanele vizate și companie;
• Pentru a răspunde la întrebările și solicitările persoanelor vizate;
• În scop de marketing, însă doar în situația în care avem consimțământul prealabil al persoanei vizate;
• Pentru a oferi și îmbunătăți serviciile și produsele pe care le oferă compania;
• Pentru a diagnostica sau a remedia probleme tehnice;
• Pentru a oferi reclamă și conținut personalizat;
• Pentru a apăra compania împotriva atacurilor cibernetice;
• Pentru crearea și/sau mentenanța conturilor;
• Pentru a conforma legislația compania;
• Pentru constatarea sau revendicarea unui drept în instanță;

CARE ESTE TEMEIUL LEGAL PENTRU PRELUCRARE:

1. Persoana vizată si-a dat consimțământul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal:

Este de reținut că persoana vizata îsi poate retrage în orice moment consimțământul prin urmarea instrucțiunilor de dezabonare („unsubscribe”) din fiecare e-mail sau prin transmiterea unei cereri scrise la adresa de e-mail: office@irs.ro

2. Prelucrarea este necesară pentru încheierea sau executarea unui contract de prestari de servicii/vanzare între persoana vizata și companie;

3. Prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale a organizatiei;

4. Prelucrarea este necesară în scopul intereselor noastre legitime sau ale altei părți.

STOCAREA DATELOR ÎN CADRUL INTERNATIONAL ROMEXPRESS SERVICE Ltd. S.R.L.

Stocăm datele cu caracter personal doar pe perioada necesară îndeplinirii scopurilor, dar nu mai mult de 10 ani de la încetarea contractului sau ultima interacțiune a persoanei fizice vizate cu compania. După încheierea perioadei, datele cu caracter personal ale persoanelor vizate vor fi distruse sau șterse din sistemele informatice sau transformate în date anonime pentru a fi utilizate în scopuri de cercetare științifică, istorică sau statistică.

Este de reținut faptul că în anumite situații expres reglementate, stocăm datele pe perioada care ne este impusă de lege.

PARTAJAREA INFORMAȚIILOR TALE CU TERȚE PERSOANE:

INTERNATIONAL ROMEXPRESS SERVICE Ltd. S.R.L. nu va dezvălui datele obținute de la persoane vizate pe parcursul etapelor de recrutare, către alte companii terțe fără să fi obținut în prealabil un consimțământ expres și separat în acest sens.

Compania confirmă, că datele cu caracter personal obținute în urma procesului de recrutare sunt stocate în mod securizat sau sunt distruse, sens în care informîm peroanele vizate că există acorduri de prelucrare a datelor cu furnizorul/furnizorii de software prin care aceștia au asigurat la rândul lor compania că sunt conformi cu GDPR.

INTERNATIONAL ROMEXPRESS SERVICE Ltd. S.R.L. poate dezvălui datele persoanelor fizice vizate, respectând legea aplicabilă, partenerilor de afaceri sau altor terți, cum ar fi proprii împuterniciți.

Depunem în permanență eforturi rezonabile pentru a ne asigura că acești terți au implementate măsuri adecvate de protecție și securitate. Cu acești terți avem clauze contractuale astfel încât datele tale să fie protejate. Vom informa persoanele vizate de fiecare data cu privire la identitatea acestor companii înainte de transmitere sau într-un termen rezonabil și ne vom asigura că orice transfer este legitim, având la bază consimțământul acestora sau alt temei juridic.

De exemplu, am putea furniza datele cu caracter personal către alte companii, precum furnizorii de servicii IT sau telecomunicații, contabilitate, servicii juridice și alți terți cu care avem o relație contractuală. Acești terți sunt selectați cu o grijă deosebită astfel încât aceste date să fie prelucrate doar în scopurile pe care noi le indicăm.

De asemenea, compania ar putea partaja datele persoanelor fizice vizate către parteneri de afaceri ca urmare a unui efort comun de a oferi un produs sau un serviciu.

Deși puțin probabil, compania ar putea vinde în viitor afacerea sau o parte a afacerii, situație care va include transferul acestor date.

Ar putea si transmise datele și altor părţi având consimţământul sau potrivit instrucţiunilor persoanei fizice vizate.

Informațiile cu caracter personal vor putea fi furnizate și către parchet, poliție, instanțele judecătorești și alte organe abilitate ale statului, în baza și în limitele prevederilor legale și ca urmare a unor cereri expres formulate.

În limite rezonabile, compania se va sigura că datele persoanelor vizate nu părăsesc Spațiul Economic European, însă, în măsura în care va transfera date către state din afara SEE, va urmari, în toate cazurile, ca transferurile sa fie legitime, având la baza consimțământul explicit al persoanei vizate sau alt temei legal.

DREPTURILE PERSOANEI VIZATE ÎN LUMINA NOULUI REGULAMENT:

• Dreptul de retragere a consimțământului acolo unde prelucrarea se face în baza consimțământului;
• Dreptul de a fi informată cu privire la prelucrarea datelor tale;
• Dreptul de acces asupra datelor;
• Dreptul de a rectifica datele inexacte sau incomplete;
• Dreptul de ștergere („dreptul de a fi uitat”);
• Dreptul la restricționarea prelucrării;
• Dreptul de a transmite datele pe care le avem despre persoana vizată către alt operator;
• Dreptul de a se opune prelucrării datelor;
• Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri;
• Dreptul de a se adresa justiției;
• Dreptul de formula o plângere în fața Autorității de Supraveghere.

INTERNATIONAL ROMEXPRESS SERVICE Ltd. S.R.L. aduce la cunoștința oricarei persoane fizice vizate faptul că:

• Își poate retrage consimțământul privindprelucrarea datelor cu caracter sensibil sau/si pentru marketing direct în orice moment prin urmarea instrucțiunilor de dezabonare din fiecare e-mail/sms sau alt mesaj electronic.
• Dacă doreste să își exercite drepturile, o poate face prin transmiterea unei cereri scrise, semnate și datate la adresa de e-mail office@irs.ro
• Drepturile enumerate mai sus nu sunt absolute. Există si excepții, de aceea fiecare cerere primită va fi analizată astfel încât să se poate decide dacă aceasta este întemeiată sau nu. În măsura în care cererea este întemeiată, compnia va facilita exercitarea drepturilor. Dacă cererea este neîntemeiată, o va respinge, însăva informa persoanele vizate asupra motivelor refuzului și asupra drepturilor acestora de a depune o plângere la Autoritatea de Supraveghere și de a se adresa justiției.
• Compania va încerca să răspundă solicitării acesteia în termen de 30 de zile. Cu toate acestea, termenul poate fi prelungit în funcție de diferite aspecte, precum complexitatea cererii, numărul mare de cereri primite sau imposibilitatea de a te identifica într-un termen util.
• Dacă, deși depune toate eforturile, compania nu reușeste să identifice persoana vizata, iar aceasta nu îi furnizează informații suplimentare pentru a reuși să o identifice, compania nu va fi obligată să dea curs solicitării.

SOLICITĂRI ȘI EXERCITAREA DREPTURILOR:

Dacă există întrebări sau nelămuriri cu privire la prelucrarea informațiilor persoanei fizice vizate sau aceasta doreste să își exercite drepturile legale sau are orice altă temere cu privire la confidențialitate, ne poate scrie la adresa de e-mail office@irs.ro.

INTERNATIONAL ROMEXPRESS SERVICE Ltd. S.R.L.

Prin Administrator / Director General